Semplificazione, Digitalizzazione e Innovazione per le gestioni associate – Unioni dei Comuni

Il Progetto di gemellaggio riguarda l’adozione di misure, sul piano istituzionale, organizzativo e gestionale, volte a incrementare la capacità dei comuni facenti parte delle UC Telesina e Sanniti nel gestire i propri dati e quelli forniti da altri enti in modo integrato, ponendo i presupposti per incrementare sia l’efficienza e l’efficacia degli uffici degli enti locali associati, sia la riduzione degli oneri amministrativi sostenuti da cittadini ed imprese del territorio.

Dal punto di vista metodologico, il progetto prevede che gli ambiti di attività sopra citati vengano approcciati secondo criteri di intersettorialità (ambito delle relazioni interne all’ente) e di interistituzionalità (ambito delle relazioni esterne all’ente).
Sotto il profilo organizzativo le buone pratiche si basano su esperienze maturate nell’ambito dell’Unione dei Comuni della Bassa Romagna, che offre gratuitamente le proprie competenze in ambito amministrativo e gestionale garantendo quindi soluzioni concrete e immediatamente operative. Le amministrazioni che avviano percorsi di semplificazione ed innovazione sui temi proposti sviluppano gradualmente la consapevolezza di quanto possa essere utile, in particolare nell’attuale contesto normativo e finanziario, adottare azioni intersettoriali e interistituzionali per la gestione integrata delle informazioni. Tali percorsi consentono all’ente di esercitare un ruolo più attivo e aperto alla collaborazione tra enti, creando i presupposti per iniziative che possano produrre ulteriori vantaggi verso gli altri settori dell’Amministrazione (Edilizia, Polizia locale, Servizi sociali, SIT, Anagrafe, Ecologia, ecc.). Per i Comuni di piccole dimensioni assume un’importanza decisiva la capacità di “fare sistema” con altri comuni, creando la massa critica sufficiente a poter avviare servizi in forma aggregata; in questo senso il progetto prevede il trasferimento del modello di governance adottato dall’Unione dei Comuni della Bassa Romagna che ha reso possibile la progettazione, la gestione e la sostenibilità nel tempo di funzioni e servizi comunali evoluti.
Sotto il profilo organizzativo, la buona pratica oggetto del gemellaggio consiste essenzialmente nell’approccio metodologico che ha condotto alla digitalizzazione dei processi organizzativi e amministrativi interni all’Ente Offerente e nei sistemi informativi frutto della sua applicazione.
Tale approccio comporta, innanzitutto, un esteso ricorso alla mappatura dei processi interni all’Ente, allo scopo di effettuarne la digitalizzazione, ottenerne un significativo efficientamento e massimizzare i benefici dell’introduzione di soluzioni applicative specifiche.
Il perseguimento della suddetta metodologia da parte dell’Ente Offerente Comune di Padova, che ha portato nel corso degli anni allo sviluppo della suite di applicazioni oggetto del gemellaggio, ha tra l’altro comportato il ricorso a consistenti investimenti, anche in termini di risorse umane provvedendo all’internalizzazione di numerose competenze distintive, e il coinvolgimento e la collaborazione di soggetti trasversalmente rispetto alla struttura organizzativa dell’Ente, con ad esempio l’istituzione di team di lavoro interfunzionali.
L’approccio metodologico sviluppato dall’Ente Offerente Comune di Padova nel corso degli anni e fortemente caratterizzato dalla peculiarità di essere stato concepito internamente ad una Pubblica Amministrazione tenendo in grande considerazione le specificità e le esigenze di una tale tipologia di Ente, ha consentito di sviluppare una suite di soluzioni, orientata al miglioramento dell’efficienza interna e, parimenti, all’utente esterno, il cui ampio ventaglio di funzionalità non ha pari in alcun software commerciale.
L’applicazione della metodologia appena descritta consente quindi di sfruttare appieno le soluzioni sviluppate e trasferite nell’ambito del gemellaggio.
Tra le soluzioni tecnologiche oggetto del gemellaggio si segnalano i seguenti moduli appartenenti alla
suite p@DOC (un software modulare, in grado quindi di adattarsi alle esigenze di svariate tipologie di Enti, in continua evoluzione):

Protocollo informatico che si occupa della registrazione di protocollo in modalità digitale dei documenti in entrata e in uscita dall’Ente e di tutte le attività accessorie a tale funzionalità.
Gestione documentale che si occupa della gestione completa digitale dei flussi documentali
da e verso l’Ente, della gestione dell’archiviazione dei documenti (catalogati secondo gli standard nazionali e internazionali), della loro fascicolazione, dell’archivio digitale, della preservazione dei contenuti digitali, della presentazione al pubblico su un apposito portale dei documenti archiviati e, infine, della gestione dei procedimenti amministrativi dell’Ente.

Il partenariato nel suo insieme si pone inoltre l’obiettivo di implementare presso gli Enti Destinatari un software in riuso (Piattaforma GIT) in grado di raccogliere e documentare tutte le informazioni che raccontano, interpretano e dettagliano lo stato del territorio; lo strumento consente di costituire una base di riferimento comune condivisa tra gli uffici per la semplificazione e la velocizzazione della risposta all’utenza secondo i dettami stessi del CAD. A riguardo la Piattaforma, ceduta in riuso gratuito alle amministrazioni riceventi, potrà successivamente consentire la diffusione di informazioni puntuali e/o massive (Open Data) verso l’esterno. Informazione integrata e inter- amministrativa: come base di controllo del territorio e di interlocuzione con l’utente e in prospettiva come strumento di semplificazione e trasparenza. In questo ambito Webred è soggetto riconosciuto a livello nazionale per le competenze sviluppate in materia, oltre ad essere capofila nel trattamento tecnologico ed operativo della piattaforma GIT di cui è stata progettista per incarico della Regione Umbria, nonché responsabile della realizzazione. In tale contesto le sue competenze si estendono da quella strettamente tecnologica fino ai modelli organizzativi dei dati e del lavoro utili alla piena valorizzazione dei supporti digitali alle attività e agli adempimenti previsti dal Progetto.

Al fine della traduzione concreta presso l’Ente Beneficiario delle buone pratiche appena descritte, costituisce elemento imprescindibile del gemellaggio sia l’analisi dello sviluppo e la gestione delle unioni di comuni, sia la gestione del progetto e le attività di supporto al dispiegamento interno; vengono quindi messe a disposizione, da parte del Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano, competenze di analisi delle politiche pubbliche e di gestione progettuale, nonché di dispiegamento organizzativo volte ad “accoppiare” le soluzioni oggetto del trasferimento con la realtà dell’Ente Beneficiario e le sue peculiarità.

Obiettivi

Obiettivo di scenario consiste nel diffondere le buone pratiche sviluppate e sperimentate dall’Unione della Bassa Romagna, presso amministrazioni comunali situate in Zona Obiettivo Convergenza.

L’iniziativa prende spunto dalla disponibilità dell’Unione dei Comuni della Bassa Romagna (9 comuni per una popolazione complessiva di circa 104.000 abitanti) a mettere a fattor comune le esperienze maturate nelle aree della gestione delle funzioni sovraccomunali e del Comune di Padova
abitanti) a rendere disponibili i servizi informativi evoluti per gli enti locali. La proposta
prevede il coinvolgimento, in qualità di beneficiari, delle Unioni dei Comuni “Città Telesina” (20.700 abitanti) e “Città dei Sanniti” (25.000 abitanti) - di seguito UC Telesina e Sanniti - composta da amministrazioni comunali situate in zona Obiettivo Convergenza.
Il partenariato degli enti offerenti è composto da un insieme organico di soggetti che si affiancano all’Unione dei Comuni della Bassa Romagna: Politecnico di Milano, Webred (in house di Regione Umbria) e il Comune di Padova in grado di costituire una proposta di gemellaggio di grande valore nei contenuti e, al contempo, di garantire il successo del trasferimento nonché la sua sostenibilità nel lungo periodo.
Il progetto di gemellaggio affronta tutti gli aspetti legati all’avvio e alla gestione del percorso di
innovazione a livello istituzionale, organizzativo e gestionale.

Le finalità generali del progetto intendono contribuire all’incremento delle seguenti voci:
semplificazione amministrativa;
trasparenza ammnistrativa;
capacità amministrativa;
efficienza amministrativa;
infrastruttura tecnologica.

Risultati

L’Unione dei Comuni della Bassa Romagna è riuscita ad avviare un ecosistema organizzativo ed informativo in grado di governare in modo centralizzato la gestione della quasi totalità delle funzioni – precedentemente di competenza dei singoli comuni, tra cui i sistemi informativi – avviando anche servizi di elaborazione dei dati (che presuppongono un livello di competenza professionale elevato non sempre presente nel comuni di piccole dimensioni) ottenendo significativi vantaggi per i singoli comuni che recentemente hanno costituito le UC Telesina e Sanniti.
La gestione innovativa della propria struttura amministrativa, così come la capacità di svolgere attività ad elevato grado di professionalità, consentono oggi all’Unione dei Comuni della Bassa Romagna di essere il punto di riferimento per tutti i comuni compresi, oltre ad attirare richieste di collaborazione anche da parte di comuni della Regione Emilia Romagna ed altre regioni limitrofe.
Di seguito si riporta un elenco di alcuni benefici di cui sta godendo l’Unione dei Comuni della Bassa Romagna in relazione all’adozione delle soluzioni oggetto della Proposta di Gemellaggio:
• Miglioramento dell’efficienza operativa interna: l’adozione dei modelli organizzativi e gestionali proposti, unitamente all’adozione di un sistema tecnologico avanzato, consente l’incremento dell’efficienza e dell’efficacia degli uffici comunali, reso possibile dalla disponibilità dei dati provenienti da fonti informative eterogenee.
• Attuazione del principio della trasparenza amministrativa: l’impiego dei modelli e degli strumenti tecnologici evoluti proposti garantisce diversi vantaggi sul fronte della trasparenza amministrativa, data dalla possibilità di interfacciarsi con informazioni precedentemente non accessibili agli uffici in modo integrato.
• Attuazione del principio della semplificazione amministrativa: tramite l’eliminazione di fasi superflue nei procedimenti, così come l’accorpamento di procedure aventi finalità, target o iter similari, nonché l’adozione di istituti giuridici che consentono maggiore libertà d’azione si ottengono minori oneri a carico dei cittadini e delle imprese.
• Risparmio di tempo e denaro: l’impiego di modelli organizzativi adeguati e sistemi tecnologici evoluti comporta considerevoli risparmi grazie alla disponibilità di informazioni altrimenti non facilmente integrabili e alla presenza di funzionalità appositamente progettate per velocizzare l’operatività degli uffici.

Discussioni nel Gemellaggio

Semplificazione, Digitalizzazione e Innovazione per le gestioni associate

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18/05/2015 - 0 partecipanti Vai alla discussione >>

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