P@DOC – digitalizzazione processi organizzativi ed amministrativi

La buona pratica oggetto del gemellaggio consiste essenzialmente nell’approccio metodologico che ha condotto alla digitalizzazione dei processi organizzativi e amministrativi interni all’Ente Offerente e nei sistemi informativi frutto della sua applicazione.
Tale approccio comporta, innanzitutto, un esteso ricorso alla mappatura dei processi interni all’Ente, allo scopo di effettuarne la digitalizzazione, ottenerne un significativo efficientamento e massimizzare i benefici dell’introduzione di soluzioni applicative specifiche.
Il perseguimento della suddetta metodologia da parte dell’Ente Offerente Comune di Padova, che ha portato nel corso degli anni allo sviluppo della suite di applicazioni oggetto del gemellaggio, ha tra l’altro comportato il ricorso a consistenti investimenti, anche in termini di risorse umane provvedendo all’internalizzazione di numerose competenze distintive, e il coinvolgimento e la collaborazione di soggetti trasversalmente rispetto alla struttura organizzativa dell’Ente, con ad esempio l’istituzione di team di lavoro interfunzionali. L’approccio metodologico sviluppato dall’Ente Offerente Comune di Padova nel corso degli anni e fortemente caratterizzato dalla peculiarità di essere stato concepito internamente ad una Pubblica Amministrazione tenendo in grande considerazione le specificità e le esigenze di una tale tipologia di Ente, ha consentito di sviluppare una suite di soluzioni, orientata al miglioramento dell’efficienza interna e, parimenti, all’utente esterno, il cui ampio ventaglio di funzionalità non ha pari in alcun software commerciale. L’applicazione della metodologia appena descritta consente quindi di sfruttare appieno le soluzioni sviluppate e trasferite nell’ambito del gemellaggio. Tra le soluzioni tecnologiche oggetto del gemellaggio si segnalano i seguenti moduli appartenenti alla suite p@DOC (un software modulare, in grado quindi di adattarsi alle esigenze di svariate tipologie di Enti, in continua evoluzione).

Obiettivi

L’obiettivo del gemellaggio consiste, da parte dell’Ente Offerente Comune di Padova, nel mettere a disposizionedell’Ente Beneficiario l’approccio metodologico che ha condotto alla digitalizzazione dei processi organizzativi eamministrativi interni all’Ente e, con la modalità del Riuso, i sistemi informativi frutto della sua applicazione.Il trasferimento dell’esperienza e delle metodologie adottate, congiuntamente alle soluzioni software, tenderannoa far convergere l’Ente Beneficiario verso gli obiettivi dell’Agenda Digitale del Governo e a migliorare il rapportodell’Ente con i sui utenti interni ed esterni e con il pubblico in generale.La natura delle soluzioni sviluppate dall’Ente Offerente, principalmente alla luce delle metodologie elaborate inanni di lavoro internamente all’organizzazione, è particolare; infatti esse risultano fortemente verticalizzate sullaPubblica Amministrazione, riuscendo a rispondere alle variegate e specifiche esigenze di un Ente Pubblico, ecostituiscono una suite il cui ampio ventaglio di funzionalità non ha pari in alcun sistema informativo disponibilesul mercato. Le soluzioni presentano, inoltre, una duplice ricaduta sulla gestione; alcune applicazioni sono, infatti,orientate all’utenza esterna mentre altre sono orientate al miglioramento dell’efficienza interna.

Risultati

Tra le soluzioni tecnologiche risultanti del gemellaggio si segnalano i seguenti moduli appartenenti alla suitep@DOC (un software modulare, in grado quindi di adattarsi alle esigenze di svariate tipologie di Enti, in continuaevoluzione) Protocollo informatico; che si occupa della registrazione di protocollo in modalità digitale deidocumenti in entrata e in uscita dall’Ente e di tutte le attività accessorie a tale funzionalità.• Gestione documentale; che si occupa della gestione completa digitale dei flussi documentali da e versol’Ente, della gestione dell'archiviazione dei documenti (catalogati secondo gli standard nazionali einternazionali), della loro fascicolazione, dell'archivio digitale, della preservazione dei contenuti digitali,della presentazione al pubblico su un apposito portale dei documenti archiviati e, infine, della gestione deiprocedimenti amministrativi dell’Ente.• Albo Pretorio on Line; che si occupa della gestione della pubblicazione online di tutti i documenti e gliatti che necessitano di tale attività.4Oltre ai succitati moduli della suite p@DOC, anche le seguenti soluzioni software costituiscono oggetto delgemellaggio:• Gestione Richieste Interventi Manutentivi; che si occupa di gestire, in modo completamenteautomatizzato e digitale, le segnalazioni e le richieste di interventi manutentivi, provenienti siadall’esterno che dall’interno dell’Ente, seguendone il percorso fino alla chiusura della pratica.Al fine della traduzione concreta presso l’Ente Beneficiario delle best practice appena descritte, costituisceelemento imprescindibile del gemellaggio il project management e le attività di supporto al dispiegamentointerno; vengono quindi messe a disposizione, da parte del Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnicodi Milano, competenze di gestione progettuale e dispiegamento organizzativo volte ad “accoppiare” le soluzionioggetto del trasferimento con la realtà dell’Ente Beneficiario e le sue peculiarità.Il gemellaggio vedrà anche il travaso dell’esperienza maturata dall’Ente Offerente in relazione alle modalità digestione e sviluppo dell’oggetto del trasferimento, in una logica incrementale e di lungo periodo, attraverso formedi concertazione, tipiche delle “comunità di innovazione”, a garanzia della sostenibilità dell’iniziativa su unorizzonte pluriennale.

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